Дедлайн — это крайний срок выполнения задачи, определенный момент времени, к которому должна быть достигнута поставленная цель. С одной стороны, дедлайны помогают взять себя в руки и сфокусироваться на деле, но с другой, жесткие временные рамки — это антимотивация, которая вызывает стресс. Можно ли перестать относиться к срокам как к чему-то ужасному и использовать временные ограничения себе во благо? Почему дедлайн = стресс? Дедлайны делятся на два вида — те, которые устанавливаем для себя мы сами, и те, которые ставят третьи лица, например, руководитель или клиент. И, как бы парадоксально это ни звучало, стресс могут вызывать оба вида. Начальник может не учитывать объем работы или наличие у вас других обязанностей, помимо нового проекта. Вы смотрите на этот огромный список дел, который нужно закрыть в течение нескольких дней или недель, осознаете, что не сможете уложиться в сроки, если не будете работать сверхурочно, и начинаете переживать. Что касается дедлайнов, которые мы ставим самостоятельно — они могут быть реальными только в том случае, если вы адекватно оцениваете количество работы и понимаете, сколько часов понадобится на выполнение той или иной задачи. Если же вы не умеете распоряжаться своим временем, устанавливаете слишком амбициозные сроки или часто поддаетесь на уловки прокрастинации, дедлайны все равно висят над вами как дамоклов меч. Причины срывов дедлайнов Органическая Представьте, что вы постоянно опаздываете на встречи, а когда пытаетесь найти ответ на вопрос, почему это происходит, понимаете, что слишком идеализируете процесс выполнения задачи. Вы надеетесь, что встанете пораньше, сделаете зарядку, погладите заранее выбранные вещи, приготовите вкусный завтрак, почитаете новости и у вас еще останется время на какой-нибудь приятный ритуал. Но на деле «идеального утра» не существует. Всегда будут какие-то неприятности, форс-мажоры, которые помешают выполнить задачу так, как вы задумывали. Игнорирование непредвиденных обстоятельств — это органическая причина срыва сроков. Яркий пример такой ситуации — когда руководство дает глобальный проект и ставит срок выполнения всего неделю, хотя над ним нужно работать минимум месяц. В этот момент начальник верит, что все будет идеально — вы быстро найдете материалы, поставщики не подведут, коллеги окажут посильную помощь. Но в реальности всегда нужно закладывать дополнительное время на форс-мажоры. Неорганическая Эта причина срывов дедлайнов заключается в том, что человек слишком самонадеянно относится к своим возможностям и думает, что у него предостаточно времени. Все мы помним курсовые, которые в студенческие годы писали не за два месяца, как положено, а за два дня до сдачи. И хорошо, если преподавателя удовлетворял результат, но иногда все заканчивалось плачевно. Чтобы лучше понять неорганическую причину срыва сроков, представьте ситуацию. Сотрудникам компании Николаю и Ольге дают одинаковый проект, но при этом выдвигают разные требования. Николай должен ежедневно отчитываться о проделанной работе, а Ольге нужно лишь в конце продемонстрировать результат. Из-за постоянного контроля со стороны начальства Николай вынужден выполнять определенный объем работы ежедневно, в то время как Ольга может вспомнить о проекте за несколько дней до дедлайна. И, скорее всего, она так и сделает, потому что чем масштабнее задача и дальше срок сдачи, тем страшнее приступать к работе. Ей сложно адекватно оценивать свои силы и возможности, кроме того, она не учитывает форс-мажоры, которые могут произойти, к примеру, болезнь. Как нужно ставить дедлайны, чтобы избежать стресса? Съедайте по кусочку за час Если вас пугает дедлайн или вы постоянно откладываете работу, потому что считаете, что времени предостаточно, есть риск, что проект не будет выполнен в срок. Чтобы избежать этого, разбейте большую задачу на несколько маленьких, и каждый день выполняйте определенное количество пунктов. Это самый верный путь к успеху. К такому выводу пришли ученые Дэн Ариэли и Клаус Вертеброх в 2002 году. Они провели исследование эффективности дедлайнов, в котором принимали участие три группы людей. Первой группе устанавливали дедлайны каждую неделю на каждую задачу, второй — поставили один дедлайн на выполнение всех задач, а третья сама назначала себе сроки выполнения заданий. Лучший результат показали испытуемые из первой группы. Они реже пропускали дедлайны и качественнее выполняли работу, допуская минимум ошибок. «Сделать презентацию продукта к 15 августа» звучит слишком масштабно, соответственно, и браться за такую задачу страшно. А вот если план работы будет состоять из таких пунктов, как «набросать идеи к 1 июля», «сделать обзор свойств продукта к 15 июля», «провести совещание с маркетологами 20 июля» и так далее, то выполнить задачу будет гораздо проще, ведь есть конкретные шаги. Определите зону комфортного стресса Существует устойчивое мнение, что стресс — это плохо, и его нужно всячески избегать. Однако все не так однозначно. Змеиный яд ассоциируется со смертельным исходом, но в правильных дозах помогает человеку восстановиться. Так и со стрессом. Если человек находится в напряжении, у него повышается адреналин, начинают лучше работать органы чувств, усиливается концентрация, что положительно сказывается на выполнении задачи. Главное — определить свою дозу стресса, которая станет своеобразным допингом, наполняющим вас энергией. Чтобы результат был длительным, а не кратковременным, создайте «зону комфортного стресса». Это состояние, когда вы ощущаете некоторую напряженность, но она не мешает вам работать, а наоборот, подталкивает к действиям. Один из способов это сделать — самостоятельно поставить себе дедлайн. Чем меньше времени у вас будет, тем быстрее вы найдете оригинальное решение. Вот небольшая шпаргалка, как выбрать идеальный уровень стресса: • для сложных задач нужен низкий уровень напряженности, так как они сами по себе вызывают волнение и выбивают из колеи; • проекты умеренной сложности требуют соответственно среднего уровня стресса — ищите золотую середину; • высокий уровень стресса прекрасно подходит для простых задач. Переживания мотивируют вас поскорее выполнить работу, чтобы наконец-то успокоиться. Оставьте место для экстренной ситуации Помните об органической причине срыва дедлайна? Так вот, когда вы устанавливаете сроки, обязательно помните, что в любой момент может произойти форс-мажор: сломается ноутбук, в офисе отключат интернет, поставщики задержат товар, вы заболеете и т.д. К этому нужно быть готовым. Какие действия можно предпринять, чтобы непредвиденные обстоятельства не выбили вас из колеи? • Подумайте, кому вы можете доверить свой проект, если будете плохо себя чувствовать. • Сохраните информацию в облачном сервисе, чтобы иметь к ней доступ с любого устройства. • Составьте список «запасных» партнеров, к которым можно обратиться в случае, если «основные» подведут. • Закладывайте несколько запасных дней в свой дедлайн, чтобы иметь время и возможность разобраться с форс-мажором. Расскажите о своих целях и достижениях друзьям или коллегам Согласно результатам исследований американской Ассоциации развития талантов, если вы сообщаете о своем прогрессе другому человеку, шанс довести начатое до конца возрастает на 65%. Если же вы будете регулярно отчитываться о своих достижениях перед коллегами, друзьями или родственниками, это шансы увеличатся на 95%. Эти выводы совпадают с результатами вышеупомянутого эксперимента Дэна Ариэли и Клауса Вертенброха, участники которого лучше справлялись с работой, если им назначал дедлайн кто-то посторонний. Пусть сроки выполнения задачи для вас устанавливает другой человек, а вашей задачей будет следовать им и отчитываться о проделанной работе. Если у вас нет руководителя, который мог бы контролировать процесс, попросите друга или коллегу выступить в роли «начальника».