Если ваша цель — быть продуктивным и успевать за ограниченное время выполнять как можно больше задач, вам нужно ознакомиться с первым законом Паркинсона. Несмотря на то, что со дня его появления прошло уже 66 лет, он все еще актуален. Рассказываем более подробно о самом законе, а также о том, как не дать ему испортить результаты своей работы. Определение закона Это эмпирический закон, который сформулировал историк, писатель и драматург Сирил Норткот Паркинсон. Его суть состоит в том, что работа заполняет ровно столько времени, сколько на нее отпущено. Впервые закон был упомянут в сатирической статье, которую напечатал в 1955 году британский журнал The Economist. Главная героиня рассказа — женщина, у которой в списке задач только один пункт — отправить открытку. Это не должно было занять больше пяти минут, однако женщина потратила целый день: сначала она долго искала карточку, затем — свои очки, полтора часа ушло на написание поздравления, 20 минут — на принятие решения, брать ли с собой зонт на прогулку до почтового ящика… и так далее. Другой пример того, как действует закон Паркинсона — выполнение задачи к дедлайну. Предположим, что до сдачи проекта остается две недели. Ваша задача — внести правки, которые по времени должны занять не более двух часов. Но вместо того, чтобы сесть за компьютер и исправить моменты, которые не понравились заказчику, вы начинаете придумывать себе дополнительную работу: изучаете, почему клиент не оценил исходник, параллельно думаете, как вежливо объяснить, что он не прав, пытаетесь выяснить, как предвосхитить будущие правки. В результате вы тратите две недели на мелкие доработки, а вот пожелания заказчика так и остаются невыполненными. Либо вы все исправляете, но уже в последний день перед сдачей проекта. Также у закона Паркинсона есть другая особенность, смысл которой можно понять из следующей ситуации. Чиновник, который считает, что у него слишком много работы, нанимает двоих подчиненных, чтобы делегировать им часть своих обязанностей. Разделить задачи с уже работающими коллегами или нанять одного сотрудника себе в помощь чиновник не может — никому не нужны соперники. Дальше история повторяется — его подчиненные не хотят самостоятельно справляться с полученными заданиями и нанимают помощников себе. И вот уже семь человек делают работу одного. Все они очень загружены, но, увы, это никак не отражается ни на скорости, ни на качестве работы. Эта история появилась благодаря наблюдениям Паркинсона за работой бюрократического аппарата. Какое-то время он находился на государственной службе в Великобритании и обратил внимание, что там придерживались принципа «работать больше, а не лучше». Писатель определил, что численность сотрудников постоянно увеличивается примерно на 5-7% в год. А самое интересное, что объем работы при этом не меняется. Управленцы расширяют штат лишь для того, чтобы переложить ответственность на других и увеличить число людей, которые им подчиняются. Почему задача расширяется и занимает много времени? Помимо того, что мы сами усложняем себе работу, на арену выходит всеми любимая прокрастинация. Осознание, что на выполнение задачи у нас еще есть куча времени, заставляет откладывать ее на самый последний момент. Также такое поведение может быть связано с тем, что надвигающиеся дедлайны сильно мотивируют. Согласно закону Йеркса-Додсона, наилучшие результаты достигаются при средней интенсивности мотивации. То есть быстро приближающаяся дата сдачи проекта дает нам волшебный пинок, который заставляет сосредоточиться, а затем оперативно и качественно выполнять свою работу. Еще одна причина, по которой простая задача может занять гораздо больше времени, чем на самом деле необходимо, заключается в том, что мы уделяем слишком много внимания пустякам или «зависаем» на проблемном участке вместо того, чтобы вернуться к нему позже. Также существует такое понятие, как «социальная лень», когда люди, работающие в команде, прикладывают намного меньше усилий, чем в сольных проектах. Психолог Ник Виньялл из Когнитивно‐поведенческого института в Альбукерке говорит по этому поводу следующее: «Вы понимаете, что есть много других людей, ответственных за общую задачу, что уменьшает вашу свободу действий. Это чувство, в свою очередь, размывает ответственность внутри всего коллектива». Как преодолеть закон Паркинсона Понять, как работает закон — это только 50% успеха. Вторая половина зависит от грамотного планирования. И вот несколько рекомендаций. Установите сроки Сначала создайте список дел и напротив каждого пункта укажите, сколько времени нужно для его выполнения. Готово? А теперь сократите дедлайн вдвое. Самое главное, чтобы вы воспринимали сроки как реальные — представьте, что это клиенты выставили такие требования и вы не имеете права выполнять задачу дольше. Если вы азартный человек, который любит соревнования, используйте это для улучшения результатов. Играйте с собой на время, работайте так, будто у вас есть соперник, которого нужно обойти. Это отличный тест на определение реального времени для выполнения заданий. Для одних людей сроки окажутся подходящими, для других — нет. Вполне возможно, что настоящий дедлайн находится где-то посередине, поэтому его придется искать опытным путем. Если ваша работа предполагает длительное взаимодействие с компьютером или телефоном, установите специальную программу-таймер, которая будет отслеживать время на конкретное задание. Определите движущие силы Представьте, что руководитель дал вам задание: расположить в алфавитном порядке огромную стопку файлов. Это не срочно, поэтому выполнять работу вы можете в перерывах между основными задачами. Однако есть нюанс: вы понятия не имеете, что это за документы, зачем их следует разложить по алфавиту и насколько они важны. Как итог — полное отсутствие мотивации, потому что вы не понимаете, как ваша работа вписывается в общую картину и какой результат будет после ее выполнения. Именно поэтому всегда важно четко осознавать, зачем вы выполняете ту или иную задачу. Уточните роли и обязанности Если в проекте задействовано много людей или команд, очень важно, чтобы каждый человек четко понимал, какие функции он выполняет. Грамотное распределение ролей и задач устанавливает, за кем остается последнее слово. Это помогает избежать многих споров и конфликтов, которые часто затягивают сроки выполнения проекта. Обозначьте границы проекта В процессе работы над заказом вы должны определить вместе с командой, что входит в проект, а что выходит за его рамки. Разобравшись с этим в самом начале, вы сможете уловить неожиданное расширение работы по мере того, как это происходит. В ином случае запросы на новые функции или другие предложения могут отвлечь вас, из-за чего сроки изменятся, а закон Паркинсона проявит себя во всей красе.